Na czym polega outsourcing?

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.- Henry Ford

Ten cytat jest chyba najodpowiedniejszy do wytłumaczenia idei outsourcingu. Masz firmę, która prężnie zaczyna się rozrastać, musisz kontrolować coraz więcej rzeczy. Nikt za Ciebie tego nie zrobi i tu z pomocą przychodzi outsourcing. Jeżeli mielibyśmy powiedzieć w jednym zdaniu na czym polega outsourcing, to na oddelegowaniu części obowiązków firmie zewnętrznej.

Czym jest outsourcing?

Outsourcing jest zlepkiem trzech słów – outside, resource, using co oznacza „korzystanie ze źródeł zewnętrznych”. Jest to wykorzystanie wiedzy i umiejętności innych jednostek (ludzi) niezatrudnionych w naszej firmie. Zazwyczaj jest to po prostu powierzenie określonych funkcji, zadań lub procesów zewnętrznej firmie specjalizującej się w danej dziedzinie. Ważne w tej współpracy jest to, że obie firmy odnoszą korzyści na wzajemnej współpracy. Jest to układ na zasadzie partnerstwa. W tym miejscu musze zaznaczyć jeszcze, że outsourcing jest nastawiony na długotrwałą prace, a nie pojedyncze zlecenie. Dla ułatwienia wyobrażenia sobie tego procesu podam przykład. Nie dotyczy on dużych firm zatrudniających wiele osób, powiedzmy ponad 50. – Potrzebujemy księgowej do firmy. Nie zatrudniamy swojej księgowej, ale korzystamy z usług biura rachunkowego. Wiadomo jest również to, że (jeżeli współpraca przebiega wzorowo) nie zmienia się biura rachunkowego co miesiąc.

A teraz zastanówmy się po co to robić? Zostańmy już przy przykładzie z księgową. Czy nie lepiej jest mieć swoją zaufaną księgową na miejscu?

• Głównym założeniem outsourcingu jest redukcja kosztów, utrzymanie księgowej na cały etat będzie droższe niż wynajęcie biura rachunkowego. Nie zatrudniamy nowego/nowych pracowników, nie ponosimy kosztów związanych ze szkoleniami, zatrudnieniem nowego pracownika, zwiększeniem zaplecza technologicznego. Każdy z nas wie, że utrzymanie wielu specjalistów we własnej działalności jest bardzo kosztochłonne.
• poprawa jakości, mając firmę np. budowlaną lepiej nam będzie zaufać sprawdzonemu biurze rachunkowemu niż zatrudniać jedną księgową i powierzyć jej jednej wszystkie zadania. Biuro rachunkowe oferuje wiele specjalistów w tej dziedzinie i będzie na bieżąco ze wszystkimi „kruczkami” J
• kolejnym plusem jest oddanie części zadań innemu przedsiębiorstwu, dzięki temu możemy się skupić na tym co jest dla nas najważniejsze. Zająć się naszą podstawową działalnością, dzięki której zarabiamy, a nie koncentrować się na działaniach „pobocznych”, ale niezbędnych do działania firmy.
• jest to również oszczędność czasu. Zlecamy zewnętrznej firmie wykonanie zadań, w tym wypadku prowadzenie naszej księgowości i już nie musimy się tym martwić – o ile mamy zaufane biuro rachunkowe.

Wady outsourcingu

Tym ostatnim punktem możemy płynnie przejść do wad outsourcingu. Wydaje się on mechanizmem doskonałym – nie umiemy czegoś robić wystarczająco dobrze, zlecamy to zewnętrznej firmie i dodatkowo redukujemy koszty. Wobec tego czy outsourcing ma jakieś wady? Oczywiście! Jak wszystko, to kilka z nich:

• Jednym z powodów korzystania z usług firm outsourcingowej jest redukcja kosztów. Jeżeli będziemy przesadnie szukać tańszych rozwiązań możemy wpaść w pułapkę i przez to wybrać nieodpowiednią, mało doświadczoną lub oferującą niskiej jakości usługi firmę.
• Nawiązując do punktu wyżej – może się tak zdarzyć, że wybierzemy nieodpowiednią firmę do współpracy. Przez to jakość usług może nas nie zadowalać, albo możemy ponosić dodatkowe, nieprzewidziane koszty.
• Może się zdarzyć również tak, że utracimy kontrolę nad realizacją zadań. Im więcej zadań powierzamy zewnętrznym jednostkom mamy coraz mniejszy wpływ na to co się dzieje w naszej firmie. Możemy stracić kontrolę nad swoim projektem.
• Współpracując z zewnętrzną firmą będziemy musieli im powierzyć mniejszą lub większą ilość danych. Zawsze istnieje ryzyko, że firma outsourcingowa wykorzysta takie dane przeciwko nam.

Podsumowując

jeżeli się zastanawiasz czy outsourcing jest dla Ciebie musisz dokładnie przeanalizować swoją firmę. Główną ideą jest zmniejszenie kosztów. Z reguły outsourcing się opłaca. Podejrzewam, że znajdziesz zadania które można powierzyć osobom bardziej doświadczonym. Jest jeszcze jedna rzecz, która przekonuje do korzystania z outsourcingu –jest to po prostu wygodne. korzystając z usług firmy outsourcingowej nie musimy się martwić o wiele spraw, mamy gwarancje wykwalifikowanych pracowników, którzy zajmują się określonymi sprawami za nas. Jednak pamiętajmy, że odpowiedzialność leży również po naszej stronie. Trzeba jednak zaznaczyć że warto jest być świadomym zagrożeń wynikających z korzystania z outsourcingu, aby dokładnie przeanalizować firmę z jaką chcę się podjąć współpracę.